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Como evitar que a ajuda de custo no home office seja tributada

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Vivemos em um cenário completamente peculiar, com situações jamais vistas anteriormente por nossa geração. A pandemia de coronavírus, além das milhares de mortes, provocou mudanças profundas em nosso cotidiano. 

E é justamente por causa deste ineditismo que algumas perguntas surgem no dia a dia – sem que haja respostas concretas. Nas relações trabalhistas, por exemplo, vemos a utilização em larga escala do método home office, ou seja, os colaboradores passaram a trabalhar de suas casas.

Inicialmente, tal modelo foi adotado por algumas empresas para evitar aglomerações em escritórios e demais ambientes corporativos. Hoje, muitos empreendedores já olham para o home office com mais carinho, inclusive, pensando seriamente em adotá-lo de maneira definitiva – não só por segurança, mas também por economia. 

No entanto, quando um funcionário começa a trabalhar de sua residência, automaticamente, ele começa a utilizar a energia elétrica, o telefone, a internet e outros itens em prol da empresa, que, dependendo do acordo com este trabalhador, passa a auxiliá-lo com uma ajuda de custo. 

Em um momento como o atual, tal ajuda é completamente necessária e é natural que os empresários combinem um valor com seus empregados para auxiliar nas despesas. O problema, do ponto de vista jurídico, é: “A administração pública pode encarar tal contribuição como uma remuneração e tributá-la?”.

Como este cenário é novo, por mais que a pandemia no Brasil tenha se iniciado em março, ainda não há decisões judiciais neste sentido. Porém, alguns cuidados devem ser tomados para evitar problemas futuros. 

* Peça para os colaboradores anotarem todas as despesas relacionadas ao trabalho. Desta forma, terá uma noção do valor que deverá destinar a eles e poderá mostrar, caso seja necessário, os motivos de cada gasto. 

* É recomendável que esta ajuda de custo seja documentada, inclusive, com cláusula adicionada em contrato para não haver dúvidas em uma suposta ação de fiscalização. 

* Lembre-se de que este valor é uma verba indenizatória (não remuneratória) e não pode ser (quase) igual ao salário. Se um funcionário recebe R$ 5 mil mensais, não há como justificar uma ajuda de custo de R$ 4 mil, por exemplo. Neste caso, a Justiça pode interpretar tal pagamento como um “salário disfarçado” e querer tributá-lo. 

* Sempre consulte um especialista, seja um contador ou um advogado, para não cometer erros e ser autuado futuramente. A situação já é muito complexa para arcar com multas completamente evitáveis. Resguarde-se de todas as maneiras possíveis. 

Toda semana, neste espaço, mostramos as melhores práticas de gestão empresarial, de acordo com o que há de mais atual no mundo corporativo. Assim, colaboramos para que a administração da sua empresa seja feita de maneira correta e transparente. Conte com a consultoria da Prime Advogados para superar quaisquer desafios!